Avec la dématérialisation et le développement du bureau à distance, de nombreuses pratiques professionnelles se sont développées. Cela est particulièrement vrai pour les signatures numériques qui conservent tout de même les caractéristiques juridiques des signatures manuscrites en raison de nombreuses réglementations internationales. Cependant, toutes les solutions de signature électronique n’offrent pas les mêmes garanties. Donc, comment choisir le bon logiciel ou la bonne application de signature électronique ?
Choisissez un logiciel de signature électronique flexible
Les logiciels de signature numérique en ligne disponibles sur le marché sont des outils qui offrent suffisamment de flexibilité. Il faut donc faire en sorte que l'outil choisi soit capable de répondre aux besoins croissants de votre entreprise. En règle générale, vous déployez des signatures électroniques dans un seul secteur. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre box finira toujours par étendre l’utilisation des signatures numériques dans plusieurs domaines. Par conséquent, le logiciel doit vous fournir plusieurs options de déploiement et permettre à votre entreprise d’effectuer des signatures électroniques via des cloud privés ou publics et des pares-feux internes ou informatiques.
Un bon logiciel de signature en ligne devrait également disposer d’un système d’authentification multi facteur. Dans ce cas, plusieurs méthodes pour vérifier l’identité de chaque signataire sont mises à votre disposition. Le logiciel prend en charge une fédération de plusieurs méthodes d’authentification. Enfin, il est recommandé de choisir un outil qui offre une bonne expérience sur divers appareils tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes. Ainsi, rendez-vous directement sur universign.com pour entrer en relation avec un organisme professionnel qui dispose de tous les moyens matériels et intellectuels pour vous proposer un logiciel de signature numérique sur-mesure.
Comment fonctionne une signature électronique ?
Le système de signature électronique implique la mise en place d’une sécurité informatique dérivée de la cryptographie. Il existe des certificats numériques et les entreprises utilisent des horodatages pour vérifier l’authenticité des signatures électroniques. Avec une valeur légale, les signatures numériques représentent un gain de temps considérable puisqu'elles permettent une signature rapide des documents. Ce processus de signature est particulièrement adapté aux fichiers PDF pouvant être traités sur Adobe Acrobat Reader, ainsi qu’aux fichiers Word, JPG et même XML.
De la sorte, les factures, bons de commande et autres contrats à signer peuvent être envoyés par courrier électronique. Avant l’envoi du document, le logiciel de la société émettrice crypte et hache le document, c’est-à-dire génère une empreinte digitale composée de chiffres et de lettres pour vérifier le document. Une signature électronique nécessite un certificat électronique similaire à une carte d’identité numérique qui est délivré par une autorité de certification (un tiers de confiance). Il s’agit d’un fichier qui répertorie un certain nombre d’informations personnelles. Ce certificat numérique permet d’associer un document dématérialisé à deux clés, l’une privée et l’autre publique. La clé privée est utilisée pour signer électroniquement le document, tandis que celle publique est utilisée pour vérifier et décrypter la signature numérique.
Solution SaaS ou logiciel installé en interne ?
Vous avez deux options pour choisir votre logiciel de signature numérique. D’une part, vous pouvez choisir des solutions basées sur le cloud avec une flexibilité totale. Comme tous les outils basés sur le SaaS, ce type de logiciel devient de plus en plus populaire auprès des entreprises. Concrètement, votre équipe utilise un identifiant spécifique pour accéder à l’interface en ligne. Une connexion Internet est bien évidemment nécessaire. Dans tous les cas, la solution de signature électronique SaaS peut vous garantir :
- Installation rapide
- Plus de flexibilité
- Assistance en cas de problèmes techniques
- Dépenses incroyables (abonnement mensuel ou annuel)
- Les données sont disponibles à tout moment, n’importe où
- Moins de demandes de matériel informatique
- Excellent choix pour les équipes sur site
D’autre part, vous pouvez vous fier à un logiciel interne. Cette solution consiste à installer une licence sur l’ordinateur de votre entreprise qui vous permettra de contrôler toutes les données. De plus, cela permet de mieux protéger vos informations, car elles seront hébergées sur votre propre serveur.
Équipez-vous d’un logiciel certifié de haut niveau
À chaque type d’utilisation de la signature électronique correspond un niveau de sécurité. Pour les documents moins importants, il n’est pas nécessaire de recourir à un niveau élevé de sécurité de signature. L’importance d’un document vient généralement de son utilisation prévue. La réglementation eIDAS définit trois niveaux différents de sécurité pour les signatures électroniques :
- Signature électronique simple
- Signature électronique avancée
- Signature électronique qualifiée.
Les signatures simples sont utilisées dans le cadre de documents standards. L’effet juridique de ces documents est très faible et le processus de création de cette signature électronique est simple et rapide.
Les signatures électroniques avancées sont plus restrictives que les premières. Elles sont utilisées dans le cadre de contrats d’entreprise ou de travail, d’ordres de délégation, etc. Pour obtenir une signature électronique avancée, vous devez fournir certains certificats garantissant l’intégrité du document, l’identité du signataire et la certification de l’engagement contenu dans la signature.
La signature électronique qualifiée a une plus grande puissance probante que les précédentes car il s'agit d'un véritable dispositif d’identification, particulièrement adapté aux transactions de grande valeur. Sa mise en place repose sur des contraintes réglementaires liées à la vérification de l’identité du signataire, et c’est aussi la clé des signatures électroniques.