Depuis la pandémie de la COVID-19 qui a entraîné le télétravail, la
signature en ligne est de plus en plus adoptée par les entreprises. Elle offre divers avantages en comparaison de la signature papier. Découvrez dans cet article, les points forts qu'apporte cette nouvelle technologie : sécurité, valeur juridique, réduction des coûts, gain de temps, environnement…
Qu'est-ce que la e-signature ?
La
signature électronique appelée encore e-signature ne peut s’obtenir qu’à partir d’un logiciel conforme aux normes européennes, comme ceux vendus sur le site
universign.com. Le logiciel peut être installé sur votre téléphone portable, votre ordinateur de bureau ou votre tablette. Comme pour une signature sur papier, la personne qui signe valide son accord. Vous pouvez ainsi signer des bons de commande, des devis, des compromis de vente, des documents comptables, des contrats de travail et des actes notariés. Avant de signer, vous avez accès à tous les documents concernés. Vous avez la possibilité de les relire si besoin. En présentiel, vous signez sur un écran avec votre doigt. Par mail, en fonction du logiciel, vous ouvrez le document, le lisez, cliquez dans l'encadré indiquant de signer, ensuite, vous sélectionnez le format de signature, signez et la confirmez. Le document est prêt à être envoyé. La
signature en ligne ne peut pas être reportée sur un autre document, de même qu’elle ne peut pas être modifiée.
Quelles sont les différentes e-signatures ?
Il existe trois types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée. La signature simple est destinée aux actes de faibles conséquences (contrat de travail, bail…). La e-signature avancée comprend un certificat numérique et un contrôle des identités par une pièce justificative des signataires. Elle est utilisée pour la validation d’actes financiers et juridiques (assurance-vie, contrats de crédit…). La
plateforme saas propose ces deux types de signature. La signature qualifiée est la plus sécurisée. Elle demande l’intervention virtuelle ou physique d’une autorité relevant de l’ANSSI (agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). Ce sont des documents qui doivent être signés par des tribunaux, avocats, notaires…
Les points forts de la signature électronique
La sécurité : l’outil de ce type de signature garantit la sécurité des échanges en ligne entre deux personnes grâce à un système de cryptogramme asymétrique. Les documents sont signés et valident l’identité des signataires. La valeur juridique : la loi du 13 mars 2000 spécifie que la e-signature a la même valeur juridique et bénéficie des mêmes avantages qu’une signature sur papier. Elle en garantit la conformité et assure une sécurité plus importante aux deux signataires. Un gain de temps : les signatures sur papier prennent beaucoup de temps, allant de plusieurs jours à plusieurs semaines, alors que l’envoi d’un mail est rapide. En quelques heures, les signatures peuvent être effectuées. De plus, sur le document dématérialisé sont indiquées la date et l’heure, des informations inexistantes sur le papier. Un gain de place : la e-signature des documents permet de classer ces derniers dans une archive numérique. Plus besoin d’espaces pour stocker dans des armoires du papier des documents qui ne sont que rarement relus. Un impact écologique : la suppression du papier dans l’ensemble de la gestion de l’entreprise réduit son empreinte carbone. La e-signature évite les photocopies, l’impression de papier, l’usage d’enveloppes… D’autant plus, quand on sait, que certains contrats impliquent des dizaines de pages. Un impact économique : l’impression de papier nécessite eau, encre, électricité, imprimante… alors que la dématérialisation des documents avec une e-signature suppriment tous ces frais.
Les avantages apportés aux entreprises avec la transformation digitale
La
transformation digitale consiste à remplacer les travaux manuels par des alternatives numériques. En effet, ces modifications de travail liées aux évolutions technologiques astreignent les établissements à se numériser. D'ailleurs, les consommateurs espèrent et attendent ces changements qui leur facilitent la vie. Ils sont même prêts à abandonner les entreprises qui ne leur proposent pas ces services. Au fur et à mesure du temps qui passe, des études confirment que tous ces progrès permettent aux entreprises des performances économiques grâce aux processus numériques qu'ils engagent. Après avoir opéré des transformations progressives, les entreprises constatent que les nouvelles technologies améliorent toute leur chaîne de travail. Elles révèlent des facilités de relation avec les fournisseurs, les clients et la qualité des services. Ces transformations permettent même d’apporter de nouveaux revenus. La transformation digitale n’a pas encore rassemblé tous les secteurs. Mais, ceux qui s’y adaptent ont plus de chances de conserver leur activité et leur revenu.
